MEDENTiKA: Integrierte Kommunikation für einen Dentalimplantat-Hersteller

Freiberufliche:r Designer:in & Kommunikationsstrateg:in·2019·24 Monate·6 Personen·4 min read

Fünfjährige, durchgängige Kommunikationspartnerschaft über Website, Print, Video und internationales Marketing – Aufbau eines konsistenten, skalierbaren Kommunikationssystems für einen regulierten Medizinprodukthersteller innerhalb der Straumann Group.

Überblick

MEDENTiKA GmbH (Hügelsheim, Deutschland) stellt Dentalimplantate und prothetische Komponenten her. Als Teil eines Dreier-Teams – Projektleitung WeberFink GbR, Webentwicklung boettner.it und ich selbst für Design, Konzept und Koordination – habe ich von 2015 bis 2019 umfassende Kommunikationsunterstützung über digitale, Print-, Video- und strategische Projekte geleistet.

Problemstellung

MEDENTiKA hatte ein gewachsenes Corporate Design, aber keine integrierte Kommunikationsstrategie. Website, Printmaterial, Video-Tutorials, Mediathek und internationale Vertriebsunterlagen liefen unabhängig voneinander ohne inneren Zusammenhang. Mit dem Wachstum des Unternehmens innerhalb der Straumann Group stiegen die Anforderungen an eine professionelle, international skalierbare Kommunikation erheblich.

Rahmenbedingungen

  • Dentalimplantate sind regulierte Medizinprodukte – sämtliche Dokumentation (Gebrauchsanweisungen, OP-Anleitungen) muss CE- und MDR-Anforderungen erfüllen. Alle Änderungen an regulatorischen Dokumenten erfordern die formale Freigabe durch Geschäftsführung und Head of Global Marketing.
  • Kommunikation musste über mehrere Sprachen (DE, EN, TR, CZ) und Märkte hinweg funktionieren.
  • Die Dreier-Team-Struktur erforderte klare Übergaben und eigenständiges Arbeiten während Abwesenheiten.
  • Budgetbewusstes mittelständisches Unternehmen im Wettbewerb mit spezialisierten Healthcare-Agenturen.

Vorgehen

Etablierung einer konsistenten Bildsprache über alle Touchpoints hinweg und Aufbau wiederverwendbarer Systeme – Vorlagenbibliotheken, Extranet-Struktur, Video-Intro/Outro-Frameworks –, die skalieren konnten, ohne jedes Mal bei null anzufangen. Enge Zusammenarbeit mit der Webentwicklung bei Design-Übergaben und UI-Spezifikationen, Koordination aller externen Dienstleister (Videostudios, Übersetzer:innen, Druckereien) und strategische Mitwirkung an der digitalen Konzeptentwicklung und bei Kampagnen-Pitches.

Projektleistungen

Ein vollständig integriertes Kommunikationssystem über Web, Print, Video und Messen implementieren.

Fragmentierte Kommunikation begrenzte Skalierbarkeit und Wirksamkeit in einem internationalen, regulierten Umfeld.

Deduplizierung von Benachrichtigungen auf Plattformebene implementieren

Doppelte Benachrichtigungen waren eine häufige Nutzerbeschwerde. Plattformweite Deduplizierung mit konfigurierbaren Zeitfenstern verhindert Duplikate unabhängig davon, wie oft vorgelagerte Dienste dieselbe Benachrichtigung auslösen.

Verantwortlichkeiten:
  • Deduplizierung den vorgelagerten Diensten überlassen
  • Clientseitige Deduplizierung

Apache Kafka für die Benachrichtigungs-Queue verwenden

Die Zuverlässigkeitsgarantien und die Replay-Fähigkeit von Kafka sind für Benachrichtigungen essenziell. Benachrichtigungen dürfen nicht verloren gehen, und fehlgeschlagene Batches müssen wiederholt werden können. Das Partitionierungsmodell ermöglicht zudem parallele Verarbeitung.

Design-Disziplinen

  • Branding
  • Print
  • Web
  • Social Media
  • Illustration

Ergebnis & Wirkung

  • 99,95 % (von 94 %)
    Zustellrate
  • 50 Mio.+ Benachrichtigungen
    Tägliches Volumen
  • Um 95 % reduziert
    Doppelte Beschwerden
  • 30 % Reduktion durch smartes Routing
    Anbieterkosten

Aufbau eines kohärenten, international einsetzbaren Kommunikationssystems aus einem fragmentierten Ausgangspunkt. Regulatorische Dokumente (Gebrauchsanweisungen, OP-Anleitungen) wurden in konsistenten, freigabefähigen Formaten erstellt. Die Teamstruktur ermöglichte durchgängige Lieferfähigkeit auch während Abwesenheiten – die Erkrankung der Projektleitung führte nie zu einer verpassten Frist. Der Procone-Pitch zeigte, dass ein kleines Team in der Konzeptqualität mit spezialisierten Healthcare-Agenturen mithalten kann.

Erkenntnisse

  • In regulierten Branchen ist Gestaltung nie nur ästhetisch – jede Entscheidung hat eine Compliance-Dimension.
  • Wiederverwendbare Systeme (Vorlagen, Frameworks, Namenskonventionen) zahlen sich über mehrjährige Zusammenarbeiten aus.
  • Dreier-Team-Strukturen brauchen explizite Rollenklarheit und Eigenständigkeit – Koordinationsaufwand ist real, aber beherrschbar.
  • Im Wettbewerb mit spezialisierten Agenturen zählt Agilität und Kundenwissen, nicht der Versuch, deren Produktionsumfang zu erreichen.
  • SEO-Anomalien haben selten eine einzelne Ursache – der Sichtbarkeitseinbruch 2017 erforderte den Abgleich technischer, inhaltlicher und wettbewerbsbezogener Faktoren, bevor Schlüsse gezogen werden konnten.

Arbeiten in einem regulierten Umfeld

Dentalimplantate sind klassifizierte Medizinprodukte. Jede Gebrauchsanweisung (IFU) und jede OP-Anleitung musste die Anforderungen der CE-Kennzeichnung und der EU-Medizinprodukteverordnung erfüllen – das bedeutete, dass formale Freigabe-Workflows, Versionskontrolle und mehrsprachige Genauigkeit keine optionalen Extras, sondern Grundanforderungen waren. Das prägte den gesamten Arbeitsprozess: Änderungen wurden dokumentiert, Freigaben nachverfolgt, und Druckdateien wurden nie ohne Freigabe durch Head of Global Marketing und Geschäftsführung verschickt.

Das Dreier-Team-Modell

Die Zusammenarbeit folgte einer klaren Aufgabenteilung: WeberFink GbR übernahm Kundenbeziehung und Projektmanagement, boettner.it verantwortete die technische Webentwicklung, und ich deckte Design, Konzeptentwicklung und Dienstleisterkoordination ab. Dieses Modell funktionierte gerade deshalb gut, weil die Rollen klar definiert waren. Als die Projektleitung über längere Zeit erkrankt war, koordinierte ich direkt mit dem Kunden und hielt die Lieferfähigkeit aufrecht – die Struktur machte das reibungslos möglich.

Pitch gegen spezialisierte Agenturen

2019 bewarb sich das Team mit der Procone-Kampagne gegen zwei spezialisierte Healthcare-Kommunikationsagenturen. Wir belegten den zweiten Platz. Das Konzept wurde inhaltlich und strategisch gut aufgenommen – die Lücke lag im Umsetzungsanspruch und Produktionsumfang, nicht im strategischen Denken. Das war eine nützliche Einordnung: Eine dreiköpfige freiberufliche Konstellation kann bei Ideen mit spezialisierten Agenturen mithalten, aber diese Lücke beim Produktionsvolumen zu schließen erfordert entweder ein größeres Team oder einen engeren Scope.

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